WORUM ES IN DIESER EPISODE GEHT …

Sind wir mal ehrlich – wir haben doch alle schon mal in einem Meeting gesessen, in dem wir uns fehl am Platz vorkamen, gelangweilt waren oder schlichtweg genervt von endlosen und nicht zielführenden Diskussionen?

In dieser Folge gehen wir einem wahren Performance-Fresser an den Kragen. Meetings und Workshops. Diese vielen unergiebigen und unnötigen Besprechungen kosten Unmengen an Zeit und Geld.

Du erfährst, was du für bessere, kürzere und effektivere Meetings tun musst und in welche Rolle du als Projektmanager schlüpfen solltest.

Oliver spricht über die 7 Selbstverständlichkeiten und über folgende 5 konkrete Tipps, die du sofort ab morgen einsetzen kannst:

  1. Vereinbare einen Ehrenkodex.
  2. Sorge für ein klares Ziel.
  3. Visualisiere den Fortschritt.
  4. Gebe Zeitvorgaben.
  5. Sei präsent.

 

 

Das Thema Meetings und Workshops ist für viele ein Dorn im Auge und viele fangen schon an mit den Augen zu rollen, wenn sie an Meetings denken. Das kommt nicht von ungefähr, denn wenn man Meetings nicht bewusst gestaltet, dann ist das wahrlich kein Zuckerschlecken, sondern im Gegenteil eine Qual. So ging es mir auch letzte Woche.

Als Coach unterstütze ich bei einem meiner Kunden den Projektleiter in seiner Rolle in einem ganz wichtigen Projekt. Letzte Woche sagte er: „Du, Oliver, wäre gut, wenn du einmal bei diesem Meeting dazukommst, vielleicht kannst du da auch noch einen guten Beitrag leisten und den einen oder anderen Input geben.“ Ich habe es mir eingeplant. Als ich im Raum ankam saßen alle schon an einem großen Konferenztisch. Es waren 12, 13 Leute, die da dieses Meeting miteinander abhielten. Ich setzte mich an einen Platz in die Ecke und hörte erst einmal zu und beobachtete das Geschehen.

Und ja, das war so eine Situation, wie ich sie schon öfters erlebt hatte: Einer erzählt irgendetwas, argumentiert, hat irgendwelche Themen, die er platzieren möchte, zwei, drei Minuten, dann ist der nächste dran und schweift ab, ergänzt etwas aus seiner Perspektive und kommt zu einem anderen Thema, und kaum kann er Luft holen und macht eine Pause, springt wieder ein anderer ein und sagt „Ach übrigens, ich habe da noch ein drittes Thema.“ Und so führte diese Diskussion von einem Thema zum nächsten, vom Hölzchen aufs Stöckchen. Und ich habe mir das so 15 Minuten angehört und habe dann meine Hand gehoben und habe gesagt „Sorry, ich bin ja später gekommen, ich würde gerne einmal zwei Fragen stellen. Erstens: Was ist das Ziel dieses Meetings? Und zweitens: Ich kann nicht genau deuten, wer hier der Organisator ist. Wer führt denn dieses Meeting?“

Alle kuckten mich betreten an, Schweigen entstand, und dann fing derjenige an zu erzählen, der wohl offensichtlich der Einladende war „Ja, hier, ich, ich habe das organisiert, ich habe dazu einberufen, und das ist ein ganz wichtiges Thema, wir müssen uns da und da drüber unterhalten.“

Ja, soweit einmal mein Beispiel, das ich gerade jüngst letzte Woche erlebt habe. Und du merkst bestimmt, warum da so viel Potenzial drin steckt, warum Meetings und auch Workshops wirklich Performance-Fresser sind. Es kommen mehrere Leute zusammen, es ist offensichtlich ein wichtiges Thema, sonst würde man diese mehreren Leute nicht zusammenrufen. Man möchte ein Ergebnis schaffen und setzt damit auf den Beitrag von allen. Und schon wenn diese sagen wir einmal zehn Leute nur neunzig Minuten zusammensitzen, dann haben wir für unser Projekt schon wieder mehr als einen ganzen Personentag auf der Uhr, auf der Projektuhr. Das heißt, ein Personentag unseres Projektbudgets ist dahin. Und in diesem Meeting, das ich dir eben geschildert habe, waren auch zwei Externe dabei, und das kostet dann auch richtig Geld. Die wollen pro Minute bezahlt werden, die schreiben auf, was sie für Zeit investiert haben, da kann jeder sicher sein.

Wie schaffen wir es, Meetings oder Workshops nicht mehr in Quälerei und ellenlangen Diskussionen enden zu lassen?

Vorab dazu ein Grundprinzip: Der Rahmen ist genauso wichtig wie der Inhalt.

Neben dem inhaltlichen Thema gibt es natürlich auch den Kontext, die Umgebung, den Rahmen, den man dafür schafft. Und das gilt für so viele unterschiedliche Situationen. Und am naheliegendsten ist das auch im privaten Umfeld. Stell dir vor, du möchtest gut essen gehen und in einem Restaurant es dir richtig gut gehen lassen. Gutes Essen, vielleicht noch ein guter Wein dazu, und du erwartest da natürlich auch den richtigen Rahmen: Du erwartest eine Tischdecke, eine Stoffserviette, gutes Besteck, ein schönes Weinglas. Du weißt, von was ich spreche.

Wenn du zu einer Party eingeladen bist und es ist nichts vorbereitet, wenn du ankommst – das Haus sieht so aus wie immer, es gibt keine Musik, vielleicht ist der Raum oder das Haus auch gar nicht aufgeräumt, es sieht so aus wie alltags. Da stimmt auch wieder der Rahmen nicht.

Auch im Business gibt es immer einen Inhalt und einen Rahmen. Ein Bewerbungsgespräch beispielsweise, was zwischen Tür und Angel im Flur durchgeführt wird, passt nicht. Ein Kundengespräch mit einem potenziellen Kunden in der Kaffeeküche passt nicht. Das gleiche gilt auch für Meetings und Workshops: Der Rahmen muss stimmen.

Für mich sind das mittlerweile Selbstverständlichkeiten. Für mich gehört zu einem Meeting immer ein Mindestqualitätsniveau dazu. Was für mich dazugehört, ist eine Agenda, und ganz oben steht ein Ziel: Warum führen wir dieses Meeting durch? Was ist das, was am Ende des Meetings als  als Ergebnis da sein soll?

Ich bereite ein Meeting so vor, indem ich auch die richtigen Leute einlade, und zwar nur die Leute, die auch tatsächlich bei der Diskussion und bei der inhaltlichen Gestaltung einen wertvollen Beitrag leisten können. Jedes Meeting braucht eine Zeitvorgabe, und die Zeitvorgabe halte ich auch ein. Es beginnt zu der Zeit, wo ich sie anberaumt habe, und endet auch spätestens zu dem Zeitpunkt, den ich auch terminiert habe, oder im besten Fall früher.

Jedes Meeting braucht einen Moderator, jemand, der auf der Metaebene dafür sorgt, dass der Meeting-Prozess effizient läuft. Es braucht natürlich ein Ergebnis, einen Konsens, der herbeigeführt wird und natürlich zum Ende eines jeden Meetings auch eine Dokumentation, sei es, dass diese Dokumentation im Verlaufe erstellt wird und einfach nur per Fotoprotokoll verschickt wird, oder dass sich am Ende jemand hinsetzt und die wichtigsten Ergebnisse festhält und in angemessener Form verteilt.

7 Selbstverständlichkeiten als Basis

1. Jedes Meeting braucht ein Ziel.

2. Jedes Meeting braucht eine Agenda.

3. Die richtigen Leute sollten dabei sein.

4. Jedes Meeting braucht eine klare Zeitvorgabe mit einem Anfang und einem Ende.

5. Jedes Meeting braucht einen Moderator, der durch ein Meeting führt.

6. Das Meeting sollte zu einem Ergebnis führen und beantworten welche Vereinbarung getroffen wurde.

7. Jedes Meeting braucht eine Dokumentation.

Ein spannender Aspekt: Was ist denn deine Rolle?

Du bist Projektmanager und du hast vielleicht schon das eine oder andere Mal was von Wirksamkeit und Effektivität gehört. Die niedrigste Effektivitätsstufe hast du als Fachmann, also wenn du wirklich ein Fachexperte bist. Das bedeutet nämlich dann auch in solchen Workshops und Meetings, dass du einfach Beiträge leistest wie jeder andere auch, dass du technisch Beiträge bringst, die mehr oder weniger das Meeting oder den Workshop voranbringen.

Auf der obersten Stufe die du als Projektmanager in puncto Effektivität in einem Projekt haben kannst, ist die eines Hosts. Und genau auf diese Rolle möchte ich jetzt auch wieder hier bei der Schaffung von Performance in Meetings und in Workshops zu sprechen kommen.

Der Host ist nach unserem Verständnis derjenige, der diesen vorher geschilderten Rahmen schafft, und auch während des gesamten Verlaufs diesen Rahmen hält. Du erinnerst dich an das Grundprinzip: Der Rahmen ist genauso wichtig wie der Inhalt. Für den Inhalt sorgen alle anderen, die drei, fünf, sechs, acht Leute, die du einlädst, um zu einem Ergebnis zu kommen. Du als Projektmanager bist derjenige, der den weiteren wichtigen Teil für den Erfolg sicherstellt, nämlich den Rahmen. Und du als Projektmanager bist ja ohnehin prädestiniert dafür den Rahmen zu halten, denn du hast ja auch für das Projekt deinen Beitrag geleistet, den Rahmen zu schaffen, sprich also den Projektauftrag zu formulieren, die Ressourcen zu besorgen, die Zeitplanung zu machen.

Du sorgst natürlich auch dafür, dass das Projekt im Projektmanagement in seinem Rahmen bleibt. Und deshalb ist auch in diesen wichtigen Momenten, wo wir ganz viel Performance verballern können, auch deine Rolle, die des Rahmengebers und des Rahmenhalters.

Das darfst du natürlich einüben. Das fällt nicht jedem Projektmanager sofort zu. Da gibt es  Ausbildungen und Bücher. Du weißt sicherlich, dass ich seit vielen, vielen Jahren als Trainer und Berater unterwegs bin. Mein Bücherregal ist voll von Dutzenden von Büchern, die sich mit Moderation und mit Facilitation beschäftigen. Meine Empfehlung am Rande für dich wäre: Wenn du dich weiterentwickeln möchtest, dann schau doch bitte einmal oder halte einmal deine Augen und Ohren offen für Angebote, wo es um Moderation, um Facilitation, um Trainings, um Didaktik geht. Also, wie du es schaffst, eine Gruppe von Menschen ganz effizient zu einem Ergebnis zu führen.

Fünf konkrete Tipps, die du sofort morgen einsetzen kannst.

Mit diesen Tipps kannst du sofort ab morgen ein Meeting und einen Workshop viel, viel effektiver gestalten kannst, als das bisher her Fall war.

1. Sorge für Vereinbarungen mit einem Code of Honor – Ehrenkodex.

Welche Vereinbarungen müssen wir treffen, damit dieses Meeting möglichst konstruktiv von statten geht?

Schaffe einen Verständnisrahmen von Vereinbarungen unter allen Beteiligten, damit diese Veranstaltung gelingt. Frage dich: Was dürfen wir hier in dieser Veranstaltung als Vereinbarung festhalten, damit wir uns alle konstruktiv beteiligen können und sich niemand über andere ärgern muss?

Vielleicht kennst du solche Momente – jemand nimmt ein Telefonat an und geht sprechend raus oder macht irgendwas nebenher am Laptop oder Handy. Oder jemand unterbricht andere und missbraucht sein Hierarchielevel und trifft einsame Entscheidungen über alle anderen hinweg. Das sind alles solche Sachen, die dann zur Sprache kommen können. Dazu gehört auch, die Leute zu Wort kommen lassen und zu unterstützen, die sonst eher zurückhaltender sind, unter dem Gesichtspunkt „Jeder Beitrag ist wertvoll.“ und „Wir treffen Entscheidungen.“

Ich habe auch schon erlebt, dass jemand vorgeschlagen hat „Lass uns doch festhalten: Wenn jemand merkt, dass er in diesem Meeting fehl am Platze ist oder fälschlicherweise eingeladen wurde, ist er frei zu gehen. „Sorry, ich bin jetzt hier eine halbe Stunde lang dem Meeting gefolgt und ich kann weder inhaltlich noch aus meiner Rolle heraus einen Beitrag leisten. Ich glaube, ihr braucht mich nicht. Ich kann meine Zeit besser verwenden. Ich gehe jetzt.‘“

Danach folgt eine Sanktion – also was tun wir, wenn eine Vereinbarung nicht eingehalten wird? Oder andersrum: Was darf derjenige tun, der diese Vereinbarung nicht eingehalten hat? Das langweiligste ist fünf Euro in die Kaffeekasse. Was hatte ich schon an Sanktionen? – einen Witz erzählen, eine sportliche Übung anleiten oder auch ein Fuck-Up erzählen, also etwas, was einem im Projekt in die Hose gegangen ist, kann auch sehr, sehr wertvoll sein. Also da kann man auch kreativ und spielerisch sein.

Eine wichtige Anmerkung, die mir jetzt gerade einfällt: Wir dürfen in einem Meeting oder Workshop auch Spaß haben. Nicht nur, weil wir uns dann wohler fühlen, weil es einfach angenehmer ist, zu lachen und Spaß zu haben, sondern auch – das weiß ich als Trainer, habe ich einmal gelernt – wenn wir lachen und fröhlich sind, sind wir lockerer und aufnahmefähiger und sogar auch noch performanter. Unser Energielevel ist so hoch, dass wir viel besser Ideen bekommen, viel besser mitdiskutieren können.

2. Sorge für ein klares Ziel.

Obwohl ich dies schon bei der Einführung der sieben Selbstverständlichkeiten erwähnt habe, möchte ich noch einmal darauf eingehen, weil das so wichtig ist. Es geht um das klare Ziel des Meetings. Stelle dir die Fragen: „Mit welchem Mehrwert werden wir aus dieser Veranstaltung rausgehen? Werden wir ein Problem gelöst haben? Werden wir uns für eine von drei Alternativen entschieden haben? Werden wir etwas konzipiert haben? Was ist das Ergebnis, das am Ende dieses Workshops da ist, was vorher noch nicht da war?

Darüber darfst du dir Gedanken machen und du darfst es dann auch vorab kommunizieren.

3. Visualisiere den Fortschritt.

Der Tipp Nummer drei ist für mich als Trainer auch eine Selbstverständlichkeit, für viele andere aber nicht, dort gibt es noch nicht einmal die Utensilien, die man dafür braucht: Ich rede von Visualisierung. Nichts ist für mich persönlich schlimmer, als in einem Meeting zu sitzen und nichts zum Visualisieren zu haben.

Um die Ergebnisse, die es zwischenzeitlich gibt, brauchen wir eine bestimmte Form der Visualisierung. Entweder, man wirft das Protokoll was du oder ein Protokollführer mitschreibt per Beamer an die Wand oder das bessere Mittel der Wahl wäre natürlich entweder ein White Board oder ein Flipchart.

Hier darfst du als Moderator wichtigen Zwischenergebnisse aufschreiben. „Darf ich einmal festhalten? Das ist der Konsens, den wir bisher erreicht haben. Lasst uns weitergehen.“ Schreibe hier auch gerne die Agendapunkte immer als Überschrift auf und sage „Ja, okay, dann haben wir jetzt einmal ganz grob die Ausgangssituation besprochen. Jetzt lasst uns einmal über die Lösungen sprechen.“ Dann schreibst du oben auf ein neues Flipchart-Papier „Lösungen“, und dann geht es weiter. Deiner Kreativität sind keine Grenzen gesetzt und du darfst gerne auch mit Pfeilen, Kreisen und Symbolen arbeiten.

4. Gebe Zeitvorgaben.

Ein Meeting oder ein Workshop hält auch einen bestimmten Zeitrahmen ein, eine Stunde, neunzig Minuten, bei einem Workshop vielleicht vier Stunden oder sechs Stunden, und diese Zeitrahmen da dürfen wir als diejenigen, die diesen Rahmen setzen, auch einhalten.

Zum Beispiel überlegst du dir schon im Vorfeld, für welchen Abschnitt du wieviel Zeit einplanst: „Die Einleitung / Begrüßung dauert zehn Minuten. Im zweiten Agendapunkt geht es darum, die Ist-Situation zu evaluieren, dauert sechzig Minuten, plus-minus 15 Minuten.“

Wichtig dabei ist, dass du diese Zeit transparent machst. Ich benutze dafür so eine mechanische Uhr, so eine eine rote Scheibe, die dann rückwärtsläuft. Das Ding ist zwanzig mal zwanzig Zentimeter groß, das kann man auf den Tisch stellen, auf 15 Minuten einstellen, und dann sieht man genau, wie die Zeit runterläuft und wie viel Zeit wir noch zur Verfügung haben. Du magst jetzt sagen „Oh, das setzt uns aber ganz schön unter Druck.“, und darauf antworte ich dir: Ja, du hast Recht, das setzt dich unter Druck. Und genau das ist auch das Ziel. Wenn wir uns zeitlich ein bisschen unter Druck setzen, dann bekommen wir auch die Notwendigkeit, jetzt innerhalb der noch verbleibenden fünf Minuten zu einem Ergebnis zu kommen, weil dann ist die Zeit abgelaufen und dann kommt der nächste Agendapunkt.

5. Sei präsent.

Dies ist vielleicht der wichtigste und möglicherweise auch der schwierigste Tipp, den ich dir geben möchte. Was ich damit sagen möchte, ist, dass jeder spüren darf, dass in diesem Meeting jemand ist, der die Fäden in der Hand hält, der den Rahmen hält. Dafür darfst du das zu Beginn des Meetings auch artikulieren und sagen „Hier, ich bin derjenige, der hier moderiert und dafür sorgt, dass wir zu einem guten Ergebnis kommen.“

Du darfst während des gesamten Meetings oder Workshops auch stehen, darfst aktiv gestalten, das heißt einschreiten, wenn jemand zu lange redet, einschreiten, wenn jemand vom Hölzchen aufs Stöckchen kommt, andere Leute, die nichts sagen, auch einmal ansprechen und auffordern, einen Beitrag zu leisten „Hey, Klaus, ich habe dich noch gar nicht gehört. Du bist doch auch so kompetent und erfahren. Was meinst du denn dazu?“

Das ist etwas, was dir als Moderator zufällt und keinem anderen. Du darfst natürlich auch eine Diskussion wieder zurück zum Punkt führen und dann auch wirklich Hand heben oder einschreiten und sagen „Ich habe jetzt das Gefühl, dass wir so ein bisschen den Weg verlassen haben. Was war denn die ursprüngliche Frage?

Ganz wichtig auch hier: Entscheidungen festhalten. Wenn eine Entscheidung getroffen ist, dann auch wirklich am Flipchart aufschreiben. „Entscheidung heute am 3.6.2019: Wir werden die Alternative A umsetzen.“

Hier auch die Teilnehmer noch einmal fragen „Das ist jetzt die Entscheidung, die wir treffen. Wer ist gegen diese Entscheidung? Wer hat noch ein Gegenargument?“ Und wenn das nicht kommt, dann ist diese Entscheidung getroffen.

 

Und glaube mir: Man wird dankbar sein, wenn es jemanden gibt, der diesen Rahmen hält und dafür sorgt, dass solche Meetings auch tatsächlich konstruktiv und performant geführt werden.

Dankeschön fürs Lesen oder zuhören.

Ich wünsche dir viel Spaß und viel Erfolg.

 

Shownotes

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