#004 – Würdest Du selbst in Deine Projekte investieren?

2019-02-13T16:18:21+00:0011. Februar 2019|

WORUM ES IN DIESER EPISODE GEHT …

Wie sehr bist Du von Deinen Projekten überzeugt? Glaubst Du wirklich daran? Macht es Sinn, was Du da tust? Lieferst Du wirklich einen wertvollen Beitrag. Würdest Du in Dein Projekt investieren? Was kannst Du tun, wenn Du die Frage mit NEIN beantwortest?

In diesem Blogbeitrag darf ich Dir die Vorteile darlegen, warum wir über den Sinn eines Projekts nachdenken sollten.

An erster Stelle steht da natürlich die Motivation – für alle Stakeholder, sowohl für den Initiator, der ja das Projekt haben will, als auch für Dich als Projektmanager und natürlich auch für das Team. Ich spreche darüber, was uns motiviert und welche 3 Dinge erfüllt sein müssen, damit wir motiviert sind. Was uns einen wirklich starken Kompass gibt, der uns bei jeder Entscheidung enorm hilft, um die richtige Entscheidung zu treffen, damit wir das Projekt auch wirklich zum Erfolg führen können.

Lass Dich inspirieren und erfahre mehr über

… den Sinn in Projekten und was eigentlich dahinter steckt.
… den Unterschied zwischen einem Projektziel, einem Projektnutzen und dem Projektergebnis.
… die positiven Auswirkungen, wenn Du Dich wirklich auf den Sinn innerhalb Deiner Projekte fokussierst.

Alle wichtigen Links findest Du am Ende der Seite in den Shownotes.

 

 

Was ist der Sinn in Projekten?

Ich möchte mit Dir über den Unterschied sprechen, zwischen einem Projektziel, einem Projektnutzen und dem Projektergebnis. 
Ich möchte Dir aufzeigen, welche positiven Auswirkungen es hat, wenn du Dich wirklich auf den Sinn innerhalb von Projekten fokussierst.

Vielleicht geht es Dir oft auch so: der Projektalltag ist manchmal ein wirklich rauer und harter Alltag. Man darf manchmal Überstunden schieben, es gibt Probleme zu bewältigen, man weiß nicht, ob man das Projekt auch wirklich noch zum Erfolg bringt. Da braucht es schon so ein wenig Durchsetzungsvermögen, so ein wenig Hartnäckigkeit und auch Motivation.

Wo ziehen wir die Motivation in unseren Projekten heraus?

Ziehen wir die Motivation aus den Zielen heraus? Wenn dargestellt ist, dieses Projekt hat das Ziel, die Plattform A auf die Plattform C zu migrieren und wir verwenden dafür den Weg B. Die Deadline ist der 12. Dezember 2019 und das Projektbudget beträgt 370.000 Euro. Ist das unsere Motivation? Ich habe da so meine Zweifel. Theoretisch erfüllt das ja alles, was ich eben geschildert habe, den Anspruch, dass ein Projektziel smart sein soll. Wobei smart ja so ein Akronym aus vier oder fünf unterschiedlichen Buchstaben ist. Specific, measurable, acceptable, realistic and timebound.
Die Methodiker sagen, wenn ein Projekt solche Zielsetzungen hat, die smart sind, dann ist eigentlich alles in Butter. Ja und für uns, die wir uns in Projekten herumquälen und mal wieder einen schwarzen Freitag haben, eigentlich gern nach Hause gehen würden und uns noch mit Schwierigkeiten herumschlagen müssen – für unsere Motivation nützt uns eigentlich dieses smarte Projektziel relativ wenig. Warum ist das so?

Wann sind wir motiviert?

Ich greife hier ein wenig zurück auf Soziologie oder Menschenkenntnis. Ich habe mal gelernt, dass Menschen dann bereit sind, sich auf etwas einzulassen, dass sie dann motiviert sind, wenn drei Sachen erfüllt sind. Das eine ist, dass sie einen konkreten Bezug dazu haben. Dass das, was sie tun, auch wirklich etwas mit ihnen zu tun hat. Dass sie mit ihren Zielsetzungen, die sie haben und dem, was sie als Aufgabe zu erledigen haben, irgendwie eine Gemeinsamkeit sehen. Das zweite ist, dass sie zu dem, was man erreichen möchte, einen Beitrag leisten, dass sie wirklich ganz bewusst sehen, was sie zusätzlich zu dem Projektziel beitragen können. Das ist bei uns Projektmanagern natürlich der Fall. Worauf ich eigentlich hinaus möchte ist Punkt 3: Das, was das Projekt tut muss für uns persönlich auch einen Sinn machen. Wir müssen einen Sinn im Projekt sehen. Wenn ein Projektziel smart formuliert ist, dann ist da relativ wenig von einem Sinn zu spüren. Migration von A nach C über Weg B, was für ein Sinn steckt denn da dahinter? Das Besondere an so einem Sinn ist, dass ein Sinn immer etwas mit mir persönlich zu tun hat. Das heißt also, man kann jemandem den Sinn von etwas gar nicht erklären, sondern derjenige, der einen Sinn in etwas sehen soll, der muss ihn selber sehen. Das ist immer etwas, was oft selbstreferenziell ist. Also entweder macht etwas für mich Sinn oder es macht etwas für mich keinen Sinn. Smart definierte Projektziele sind nun einmal nicht besonders sinnstiftend für mich als Projektmanager.

Wenn wir jetzt also über Projektziele sprechen, wenn ein Projekt aufgesetzt wird, dann ist es für uns als Projektmanager und natürlich auch für unser gesamtes Projektteam enorm hilfreich und motivierend, wenn wir nicht nur ein smartes Projektziel formuliert wissen, sondern, wenn wir auch den Sinn des Projekts für uns klar vor Augen haben. So könnte es also sein, dass das, was ich jetzt eben geschildert habe, Integration oder Migration, von Plattform A nach Plattform B, schon so ein bisschen besser sehen, wofür das für das Unternehmen gut ist. Möglicherweise kann das Unternehmen dadurch ein neues Marktpotential entwickeln. Vielleicht könnten wir einen Sinn darin sehen, dass ein Kunde gehalten werden kann, wenn wir es schaffen, eine Plattform zu migrieren und dass wir dadurch vielleicht Arbeitsplätze sicherstellen können. Dass wir eine neue Produktlinie ausrollen können und damit ein Wachstum erreichen können, was es uns ermöglicht, unseren Standort zu erneuern und zu modernisieren.

Du weißt jetzt vielleicht, worauf ich hinaus möchte. Wir dürfen nicht einfach nur sagen „Ein Projekt hat dieses oder jenes Ergebnis zu liefern.“, sondern „Wir machen das Projekt, weil es für das Unternehmen diesen und jenen Nutzen, diese Verbesserung, diesen Sinn hinter sich verbirgt.“ Es ist natürlich nicht nur für uns als Projektteam und für uns beide als Projektmanager hilfreich, wenn wir verstehen, warum dieses Projekt denn für das Unternehmen so wichtig ist, sondern es ist natürlich auch für den Auftraggeber, also derjenige, der das Projekt bezahlt, derjenige, der das Budget zur Verfügung stellt, viel, viel hilfreicher und viel, viel klarer, wenn er nicht einfach nur Projektbudget, Projektzeit und Projektergebnis – also dieses magische Dreieck – formuliert, sondern, wenn für ihn selber auch klar ist, wofür er das Geld zur Verfügung stellt, damit ein Unternehmen eben ganz bestimmte Verbesserungen erzielen kann.

Es ist für diejenigen, die das Projekt gestalten und das Geld für ein Projekt geben, natürlich auch eine viel klarere Rahmensetzung, wenn man für ein Projekt diese Verbesserungen und diesen Nutzen darstellt. Viele Unternehmen machen das natürlich auch. Dann gibt es vielleicht Rentabilitätsrechnungen, Cashflow-Kalkulationen, die dann einen ROI berechnen. Davon möchte ich gerne ein bisschen weg, weil ich eingangs über Motivation und Sinn gesprochen habe.
Ich weiß nicht, wie es Dir geht, aber, wenn ich jetzt denn Sinn eines Projekts dadurch argumentiere, dass der Return on Invest 327.000 Euro ist, dass die Amortisationszeit ein Jahr und sieben Monate ist, ist für mich da jetzt nichts besonders Sinnstiftendes dabei. Aber wenn derjenige, der das Projekt haben möchte vielleicht ein wenig in schillernden Farben textlich formuliert, warum er das Projekt haben möchte – weil er für das Unternehmen eine positive, neue Situation sieht, dass er einen modernisierten Standort sieht, dass er hellere und moderne Fabrikhallen sieht, dass er eine neue Produktpalette am Horizont aufsteigen sieht, dass er sieht, dass wir neue Mitarbeiter einstellen, dass wir neue Bereiche aufbauen – dann ist das für mich als Projektmanager schon viel attraktiver, dann docke ich als Projektmanager auch viel mehr daran an und kann auch für mich einen Sinn hinter so einem Projekt sehen.

Vielleicht hast Du auch schon mal von dem Begriff der Project Vision gehört. Hier ist es so, dass also gerade in den agilen Projekten man versucht, wegzukommen von diesen Rentabilitätsbetrachtungen, sondern versucht, das auch wirklich mit Beschreibungen, Adjektiven und mit Formulierungen auszugestalten, die vielleicht nicht so konkret und messbar sind, aber viel leichter für alle Beteiligten und alle Stakeholder andockbar sind. Dazu möchte ich Dich einladen und Dich auffordern. Projektziele sind gut und schön sind und wir brauchen diese als Rahmen, Zeit, Ziele, Budgetziele, inhaltliche Ziele und auch Rentabilitätskalkulationen sind für viele Projekte durchaus hilfreich, weil wir eine Entscheidungsgrundlage brauchen.

Können wir die ’smarte‘ Plattform ablösen?

Lohnt es sich tatsächlich auch hinsichtlich des Business Case? Mein Appell an Dich ist: versuche den Auftraggeber des Projekts, derjenige, der ein Projekt beauftragt, derjenige, der das Geld für das Projekt gibt, dazu zu bewegen, dass er für ein Projekt wirklich formuliert, wo er hinmöchte. 
Das darf durchaus ein Text sein, der bunt ist, der viele Adjektive beinhaltet, eine schillernde Beschreibung der Zukunft, wo man sein möchte. Diese Formulierung hat nicht nur für uns als Projektmanager und für das Projektteam so einen motivierenden Charakter, sondern es hat noch einen weiteren Vorteil. Dieser liegt im Verlaufe eines Projektes, nämlich dann, wenn Entscheidungen anstehen.

Was hilft Dir, wenn Dein Projekt nicht so verläuft wie geplant?

Wir wissen ja alle, dass Projekte niemals so durchlaufen, wie sie geplant waren. Es passiert immer etwas, es kommt immer etwas dazwischen. Es gibt Änderungswünsche, es gibt Dinge, die uns vor die Füße fallen, wo wir uns entscheiden müssen: gehen wir diesen Weg oder gehen wir jenen Weg? Wenn wir dann so eine Projektvision haben, wenn wir dann etwas beschrieben haben, was nicht einfach nur aus Zahlen besteht, sondern etwas, wo wir hinwollen – wenn das definiert ist, dann ist das für unser Projekt so etwas wie ein Kompass. Dann ist das so etwas wie eine Ausrichtung, wo wir jede Entscheidung, die es zu fällen gilt, immer daran messen könne. Wir können uns immer fragen: „Wenn wir jetzt Alternative A oder Alternative B wählen, welche dieser Alternativen geht denn mehr in die Richtung unserer Vision, mehr in die Richtung des Sinns unseres Projekts?“ Dann brauchen wir vielleicht gar keine Change Request-Formulare und keine Change Request-Prozesse, die jetzt für jedes Ereignis, das das Projekt in irgendeiner Form, in eine andere Richtung bewegen soll, jetzt so umfangreich diese Grundlagen für eine Entscheidung treffen müssen. Sondern dann sind vielleicht auch eher Bauchentscheidungen besser möglich und vielleicht auch in den meisten Fällen die richtigen Entscheidungen.

Wenn wir jetzt am Start eines Projektes sind, in welcher Reihenfolge gehen wir denn jetzt vor?

Es gibt noch einen weiteren Aspekt, hinsichtlich der Erweiterung eines Projektrahmens. Es um die Reihenfolge. Ich habe Projektziele und das Projektergebnis erwähnt. Ich habe auch zum Nutzen eines Projektes und über den Sinn geschrieben. Da stellt sich jetzt die Frage: „Wenn wir jetzt am Start eines Projektes sind, in welcher Reihenfolge gehen wir denn jetzt vor?“ Wie baut das denn aufeinander auf und entsteht das alles gleichzeitig oder macht es Sinn, da eine bestimmte Abfolge einzuhalten?

Der erste Ansatzpunkt, der klar sein sollte, ist der Zweck eines Projektes!

Ich habe ein ziemlich klares Bild und das möchte ich gerne aus meiner Erfahrung mit Dir teilen. Es ist ganz einfach. Das Erste, was wir in einem Projekt klar haben sollten, ist natürlich der Sinn des Projektes. Warum machen wir das? Was ist das, was wir erreichen wollen? Was ist der Beitrag, den dieses Projekt zur Zukunft unseres Unternehmens leisten soll?
Schwachstellen ausmerzen, für ein Wachstum sorgen, Qualität steigern, Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und so weiter. Oder eine Kombination aus allem. Der Auftraggeber, derjenige, der das Projekt will, der wichtigste Stakeholder unseres Projektes, mit dem dürfen wir uns intensiv unterhalten, diskutieren, auseinandersetzen und verstehen. Dabei betone ich das Wort noch einmal: Verstehen!
Verstehen, was er mit diesem Projekt bezweckt, also was der Zweck dieses Projektes ist. Das ist der erste Punkt, der erste Ansatzpunkt, den wir klargestellt haben sollten. Wenn das klar ist, dann gehen wir einen Schritt weiter. Dann stellen wir uns die zweite Frage und gehen den zweiten Aspekt an. Was ist denn das Ergebnis? Was ist denn die Veränderung? Was ist der Zielzustand, den ein Projekt schaffen darf, damit sich der Initiator des Projektes, der Stakeholder, der das Projekt anstößt und es bezahlt, diese Verbesserung erzielen kann? Erst dann sind wir bei diesem inhaltlichen Ergebnis, dem Zielzustand eines Projekts.

Was müssen wir jetzt tun in unserem Projekt, damit wir genau diesen Zielzustand erreichen?

Das dürfen wir einfach und möglichst präzise formulieren, wie die Welt nach Ende des Projekts aussehen soll. Wenn dieser zweite Schritt gegangen ist, dann gehen wir den nächsten Schritt, wo wir uns die Frage stellen: „Was müssen wir jetzt tun in unserem Projekt, damit wir genau diesen Zielzustand erreichen?“ Was sind die inhaltlichen Arbeiten, die Arbeitspakete, die Aufgaben, die zu erledigen sind, damit wir diese Veränderung und diesen Zielzustand erreichen? Das definiert dann den Scope des Projekts. Um den Rahmen des Projekts einzuhalten, ist für uns Projektmanager natürlich auch noch wichtig, den vierten Schritt daraus abzuleiten: „Wie lange dauert das mit den gegebenen Ressourcen? Und was kostet das? Und in manchen Projekten gibt es dann auch noch so ein Hin und Her, dass es zeitliche Restriktionen gibt, dass es Budgetrestriktionen gibt, dass man da vielleicht noch einmal den Scope anpassen muss. Das ist die Besonderheit eines jeden Projektes.
Das ist die Reihenfolge, die für uns als die Dienstleister, für diejenigen, die Projekte von uns umgesetzt haben wollen. Wenn Du Dich an diese Reihenfolge hältst, dann ist das so etwas wie eine Kausalkette von Sachen, die aufeinander aufbauen und aus meiner Erfahrung auch zwangsläufig zu den Dingen führen, die diesen Projektrahmen auch wirklich rund machen.

Jetzt habe ich Dir die Vorteile dargelegt, warum wir über den Sinn eines Projekts nachdenken sollten. Der erste ist natürlich, dass es motivierend ist für alle Stakeholder, sowohl für den Initiator, der ja das Projekt haben will, als auch für Dich als Projektmanager und natürlich auch für das Team. Der weitere Vorteil ist, dass wir mit jeder Definition des Projektsinns einen ganz starken Kompass haben, der uns bei jeder Entscheidung enorm hilft, um die richtige Entscheidung zu treffen, damit wir das Projekt auch wirklich zum Erfolg führen können. Zum Ende habe ich Dir dargelegt, dass, wenn Du eine bestimmte Reihenfolge einhältst, nämlich erst nach dem Sinn eines Projekts zu fragen, dann den Zielzustand abzuleiten und daraus den Scope des Projekts abzuleiten, das Ganze wirklich einen runden Projektrahmen ergibt.

Mir liegt es am Herzen hier noch einmal hervorzuheben, dass wir mit unserer Project Mastery immer darauf aus sind, Projekte sinnstiftend zu gestalten, dass sie einen Nutzen generieren, dass Projekte Menschen anfachen und nicht verbrennen.

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Shownotes

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