WORUM ES IN DIESER EPISODE GEHT …

Vielleicht kennst Du das auch, die natürlich schleichende Tendenz in Projekten – die Aufgaben, die wir zu erledigen haben, werden immer mehr. Bis irgendwann der Wald vor lauter Bäumen nicht mehr zu sehen ist.

Es gibt einfach zu viele Aufgaben und Du hast zu wenig Zeit.

In der heutigen Podcastfolge gebe ich Dir Impulse für eine Entschlackungskur für Deine Projektaufgaben.
Du kannst sie immer wieder anwenden, wenn Du zu viel um die Ohren hast und den Fokus auf das Wesentliche suchst. Ich stelle Dir 3 Stufen vor, um die vielen Aufgaben zu filtern.

Was sind denn die Dinge, die zuvor Sinn gemacht haben, die jetzt aber nicht mehr notwendig sind? Wieviele Dinge machen wir routinemäßig, die eigentlich gar keinen Sinn mehr machen, wenn Du genau hinschaust. Hier heißt es eliminieren. Was kannst du weglassen? Was automatisieren? Was delegieren?

 

 

Oliver gibt Tipps um Projektaufgaben zu entschlacken!

Wer mich kennt, der weiß, dass meine Episoden sehr, sehr oft mit High Performance zu tun haben und für diese Episode trifft das ganz besonders zu, denn ich möchte mit Dir eine Projektentschlackungskur machen und mit Dir beispielhaft einmal durchspielen, wie Du es schaffst, all die Aufgaben, die sich so in Deinen Projekten angesammelt haben, zu entrümpeln und dafür zu sorgen, dass nur noch die übrig bleiben, die tatsächlich für Dich eine Relevanz haben und wo Du derjenige bist, der diese Aufgaben am besten erledigen kann.

Diese Projektentschlackungskur hat im Wesentlichen drei Schritte, wobei sich der dritte noch einmal in drei Unterschritte aufteilt.

1. Aufschreiben,
2. Clustern
3. Delegieren, Eliminieren und Automatisieren, abgekürzt DEA.

In Projekten gibt es so eine natürliche Tendenz, dass die Aufgaben, die wir so zu erledigen haben, schleichend immer mehr werden. Irgendwann ist einmal ein Zeitpunkt erreicht, wo die Schmerzschwelle überschritten ist, wir stöhnen und ächzen und wissen im wahrsten Sinne des Wortes gar nicht mehr, wo uns der Kopf steht, sehen den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr.

Das kann unterschiedliche Ursachen haben. Das kann daran liegen, dass es einfach eine Ressourcenknappheit gibt und Du für einiges einspringen musst und das erledigen darfst. Es kann sein, dass Dein Team vielleicht gerne etwas abdrückt und Du als Projektmanager dann derjenige bist, bei dem es hängen bleibt. Oder vielleicht hast Du auch so eine Tendenz, dass Du sagst „Hm, das ist für mich wichtig, ich möchte das perfekt haben, und ich weiß, dass ich das am besten kann, und deshalb mache ich es lieber selber.“

Ich möchte jetzt gar nicht auf die Ursachen zu sprechen kommen, da gibt es sicherlich noch genügend Anlässe und Themen, auch darüber eine Podcast-Folge zu machen, sondern ich möchte einfach die Situation nehmen: „Es gibt zu viele Aufgaben. Ich habe zu wenig Zeit, um all diese Aufgaben, die da für mich auf der Agenda stehen, abzuarbeiten.“

Diese Aufgaben müssen irgendwie bewältigt werden. Ich nenne das die Projektentschlackungskur. Meine Empfehlung wäre, dass Du das wirklich einmal von Zeit zu Zeit machst, vielleicht auch zum Ende einer Phase immer einmal, oder Du sagst Dir „Alle zwei Monate nehme ich mir das einmal vor.“ Denn so, wie wir eine körperliche Entschlackungskur machen, um all das, was sich so an Schadstoffen angesammelt hat und vielleicht zusätzliche Pfunde, die sich um Hüfte und Bauch angesammelt haben, loszuwerden, so können wir das auch für Projekte sehen, dass wir das Essenzielle, das Wesentliche, die Muskeln, die Kraft, die Power, das, was wir brauchen als Wesentliches, um im Projekt fit zu sein, uns auf das zu konzentrieren und alles andere loszuwerden.

Jetzt stellen wir uns also vor, wir haben eine Projektsituation, wo wir sagen „Zu viele Aufgaben.“ Der erste Schritt, ist, dass wir diese Aufgaben einfach einmal aufschreien. Wir haben viel im Kopf, was wir so aus unserem Gedächtnis heraus erledigen, und es ist schon einmal ein, ja, fast ein befreiender Schritt, einmal einfach alles zu dokumentieren, was so an Aufgaben ansteht. Und die Frage, die Du Dir stellen darfst, ist, dass Du einfach Dir einen Zeitraum rausnimmst, vielleicht eine Woche, und Dir vor Augen führst und das dann auch niederschreibst: Was sind die Aufgaben, die ich in diesen 40 oder 45 oder 50 Stunden, die ich in einer Woche arbeite, was ist das, was ich da so typischerweise zu erledigen habe?

Das können Routinetätigkeiten sein, die eben als Projektmanager zu erledigen sind, und das können auch beispielhaft spezielle Projektaktivitäten sein, die in dieser Woche anfallen. Schreibe sie alle auf. Mein Vorschlag wäre, das einmal ohne Elektronik zu machen und einfach einen Stift und einen Zettel in die Hand zu nehmen.

Was dann sehr hilfreich wäre für die spätere Bearbeitung und dann auch für das Bereinigen: Wenn Du das Ganze in einem zweiten Schritt clustern würdest. Clustern im Hinblick auf unterschiedliche Arten, wiederkehrende Tätigkeiten, fachliche Tätigkeiten, also Projektmanagementtätigkeiten. Dann auf der Ebene der Projektmanagementtätigkeiten Sachen wie ein Cluster Kommunikation, ein Cluster Controlling, ein Cluster Reporting, ein Cluster Führung, ein Cluster Delegation oder was auch immer. Wenn Du natürlich noch eine fachliche Aufgabe in Deinem Projekt hast, dann kannst Du die nach Deiner Fachlichkeit aufteilen. Die Aktivitäten, die Du so für diese Woche betrachtet hast, ordnest du diesen Clustern zu. Wir brauchen diese Cluster später, denn wir wollen ja danach auch in die Umsetzung gehen und uns anschauen, wie wir diese Aufgaben, die da so alle anstehen, bereinigen können.

Der wichtigste Schritt, ist der dritte Schritt mit der Abkürzung DEA. Es ist auch das Wort für Göttin. Das ist also für uns die göttliche Formel, um uns in einem Projekt wieder auf das Wesentliche zu fokussieren. Die drei Buchstaben stehen für drei verschiedene Maßnahmen, die wir an diese Aufgaben anlegen können und sie filtern und rausnehmen können aus unserem Verantwortungsbereich.

D steht für Delegieren, E steht für Eliminieren, A steht für Automatisieren.

Zuerst würde ich jedoch Eliminieren. Also welche von diesen Aufgaben, wenn ich sie nicht tun würde, hätten gar keine gravierenden oder überhaupt keine negativen Auswirkungen? Also was ist der Ballast? Was ist das, was überhaupt keinen Wert schafft? Was ist das, was keine positive Wirkung hat, was keinem auffällt, wenn das nicht mehr getan wird? Das ist auch eine der Leitfragen, die wir in dem Konzept von Lean-Management, Lean-Projects, Lean-Kanban – an den Tag legen. Wir wollen den Waste, die Verschwendung eliminieren.

Die erste Aufgabe für Dich lautet: Was sind denn die Dinge, die eigentlich als wir uns das überlegt haben, vielleicht Sinn gemacht haben, aber jetzt, wo wir es eine Weile umsetzen, zum einen nicht die Wirkung haben oder es hat sich in der Umgebung etwas verändert, dass es einfach nicht mehr notwendig ist.

Du wirst Dich wundern, was alles so an Dingen einfach selbstverständlich passiert. Was, wenn man noch einmal genau drauf schaut, eigentlich überhaupt nicht mehr notwendig ist. Das kann sein, dass es irgendwelche Berichterstattungen sind, die man macht, irgendwelche Dokumentationen, die man macht, dass man ganz bestimmte Zusammenfassungen erstellt, Zahlen irgendwie zusammenfasst, dass man im Team eine ganz bestimmte Routine hat und irgendwie eine Agenda checklistenartig in einem Meeting durchgeht und das eigentlich gar nicht mehr braucht, irgendjemanden beauftragt hat, regelmäßig etwas zu pflegen, wo überhaupt keiner mehr drauf schaut. All solche Sachen, die für irgendeinen Empfänger, für irgendeinen Zweck gemacht sind, diese Wirkung aber nicht mehr relevant ist.

Streiche das, was gut ist, und behalte nur das, was brillant ist.

Das heißt, es kann natürlich auch Sachen geben, die für sich selbst auch noch einmal eine gute Wirkung haben und in irgendeiner Form Sinn machen, aber in der Gesamtheit betrachtet wir uns doch auf die Dinge fokussieren sollten, die noch eine höhere Wirkung haben. Also auch da durchaus wirklich den Fokus machen, den Fokus setzen, und auch die schwächeren Dinge, die vielleicht doch eine Wirkung haben, trotzdem zu eliminieren.

Die nächste Frage lautet: Was kann ich automatisieren? Automatisieren heißt ja, es geschehen Abläufe von alleine ohne mein Zutun. Ich muss sie vielleicht nur noch antriggern, dann passieren sie alleine. Ich muss nichts mehr koordinieren, ich muss nichts mehr manuell tun. Das wäre so der Idealzustand, und diesen Idealzustand kriegen wir dann oftmals über, ja, Software hin, die dann über irgendwelche Regeln und über irgendwelche Automatismen diesen Prozess dann von alleine ausführt. Die Frage, die wir uns grundsätzlich stellen dürfen, lautet: Wie kann etwas so gestaltet werden, also die Aufgabe, die wir betrachten, dass es bestmöglich von alleine läuft? Also auch Teilautomatisierungen sind natürlich erwünscht.

Teilautomatisierungen kann man auch sehr oft über Dokumentation erreichen, dass also das, wo es an mir hängt, wo es an meinem Wissen hängt und an meiner Erfahrung, dass ich das einfach dokumentiere und an zugreifbarer Stelle ablege, und ich dann nicht mehr gefragt werde, ich dann in dem Prozess, der dahinter steckt, nicht mehr eingebunden werden muss, weil ich mein Wissen quasi entladen habe und irgendwo abgelegt habe, wo es dann für jedermann zugreifbar ist.

Das könnten zum Beispiel FAQs sein. Das könnten Anleitungen sein, die man erstellt. Wenn es darum geht, ganz bestimmte Abläufe am Laptop, also am PC in einer Software zu dokumentieren, ist es auch ein wunderbares Mittel einfach Anleitungsvideos zu erstellen. Du brauchst einfach nur eine Software, bei meinem Mac wäre das Quicktime und das eingebaute Mikrofon, und dann startest Du „Bildschirmaufzeichnung“ und legst einfach los.

Du gehst dann die Bedienungsschritte in der Software durch und sprichst dazu, und dann stoppst Du die Aufnahme und Du hast ein Video, eine Minute, zwei Minuten, was auch immer, und hast dann Dein Wissen, wie man eine bestimmte Software, einen ganz bestimmten Kniff oder was auch immer anwendet, dokumentiert. Ich habe das auch in Projekten beispielsweise schon gemacht. Ich arbeite sehr gerne mit Trello und mit Confluence, und für beide dieser Softwaren habe ich auch schon für unsere Projektkunden, für die das manchmal auch neu ist, dann diese Videos benutzt und dann in eine Datenbank eingestellt, ein Intranet oder wo auch immer, und da können sie dann drauf zugreifen. Und auch was FAQs betrifft ist das eine wunderbare Teilautomatisierung, und da kann man auch ganz toll wirklich übersichtliche Datenbanken erstellen. Ich habe eben ein Tool genannt, das Confluence heißt. Damit kann man zum Beispiel auch ganz tolle Wissensdatenbanken erstellen und dann Leuten einen Zugriff drauf geben, und die brauchen dann nur ein Suchwort einzugeben und schon haben sie die Fundstellen, die relevant für sie sind.

Zusammengefasst kann man sagen, Automatisierung könnte auch teilweise sehr hilfreich sein, indem wir ein Offloading von unserem Wissen machen, um Aufgaben komplett zu automatisieren oder zumindest teilweise automatisiert zu haben.

Das, was jetzt noch übrigbleibt, ist also etwas, was weiterhin Sinn macht, was weiterhin eine Wirkung erzielt, und was auch gleichzeitig manuelle Tätigkeiten in sich birgt, die nicht automatisiert werden können. Der letzte Schritt ist das Delegieren.

Wir stellen uns die Frage, ob das, was da zu tun ist, jemand anders genauso tun kann, vielleicht sogar billiger, schneller oder besser. Also wir sollten wirklich nicht so von uns überzeugt sein, dass wir alles, was wir tun, am besten, am schnellsten und am billigsten können. Gerade was das Thema des Preises ist. Also wir als Projektmanager sind ja schon gutbezahlte Leute, und es gibt oftmals dann auch schon rein aus der Kostenbetrachtung heraus ganz viele Argumente, zu sagen, das an jemand anderes zu geben, der nicht diese Qualifizierung, nicht diese Ausbildung, nicht diese Erfahrung braucht, und dementsprechend eben auch nicht so hoch vergütet werden braucht wie wir. Also die Frage lautet: Was kann jemand anders genauso gut tun wie ich?

Das können dann eben Routinetätigkeiten im Projektmanagement sein, Listen zu aktualisieren, Reports vorzubereiten, schon einmal ein Draft von einem Ergebnisdokument zu erstellen, das aus Bausteinen zusammenzustellen, und das dann nur noch Du als Projektmanager zum Beispiel finishen brauchst. Und da kann man natürlich zugreifen auf eine Projektassistenz, wenn Du so etwas hast. Wenn Du keine Projektassistenz hast, kannst Du Dir überlegen, ob Du von Deinem externen Budget, das Du zur Verfügung hast, einen Teil nimmst, und das an einen Freiberufler nach draußen gibst. Auch das ist in vielen Fällen rentabler, als wenn Deine limitierte, kostbare Arbeitszeit dafür verwendet wird.

Du kannst es natürlich auch an Serviceunternehmen geben, die genau Experten sind für das, was da zu tun ist, also sei es jetzt, dass für das Projekt irgendwelche Statistiken erstellt werden, oder dass Anforderungen sortiert werden müssen oder eine Planung vielleicht auch aktualisiert werden muss. Da gibt es dann natürlich auch Expertenunternehmen, die sich darauf spezialisiert haben.

Eine weitere Alternative ist Self-Service. Also dass Informationen, die Du möglicherweise von anderen regelmäßig brauchst, sie nicht abholst und sie befragst und dann aufschreibst oder einfach Dir zuliefern lässt in deren Format, sondern dass Du eine Schnittstelle generierst, wo der, von dem Du die Information brauchst, diese Information selber eintippt. Zum Beispiel Statusberichte oder auch andere Dinge, die wir in Projekten vielleicht brauchen. Dass wir Testergebnisse benötigen, dass wir Feedback benötigen. Da kann man sich ganz unterschiedliche Sachen vorstellen, wo wir eben Input brauchen von unserem Team, von unseren Anforderern, von unseren Kunden oder unseren Lieferanten, und denen einfach standardisierte Eingabemasken zur Verfügung stellen, wo sie das einfach eintragen können, und wir haben die Übertragungsarbeit gespart. Das ist vielleicht ein Sonderfall, in den meisten Fällen geht es um eine Delegation an eine andere Person, die das dann übernimmt.

Ich referenziere natürlich immer auf Projekte, weil das hier ist der Project Mastery Podcast. Du kannst das natürlich auch wunderbar anwenden auf Deinen privaten Bereich. Auch da ist Deine Zeit limitiert, auch da sind manche Dinge bedeutsamer, die wir tun wollen, Zeit mit unserer Familie zu verbringen, unseren Hobbys nachgehen, irgendetwas Kreatives zu tun, und dann gibt es eben Sachen, die auch hier im privaten Umfeld uns als Ballast vorkommen, sei es jetzt das Autowaschen oder das Einkaufen oder das Bügeln oder das Waschen oder das Unkrautjäten. Und auch hier kannst Du Dir immer die Frage stellen, die Opportunitätskostenfrage stellen: Ist es nicht besser, eine Kraft einzustellen, der für zwanzig Euro pro Stunde Deinen Bürgersteig von Unkraut befreit, als wenn Du das machst? Und diese eine Stunde, die Dich nur zwanzig Euro kostet, kannst Du dann eben mit Deiner Familie, mit Deinen Hobbys verbringen, und so eben eine wertvolle Zeit verbringen.

Wenn wir diese drei Sachen angewendet haben – Eliminieren, Automatisieren, Delegieren – und das in unserem Cluster der Aufgaben anschauen, dann hat sich doch hoffentlich etwas bewegt, dann hat sich der Dschungel hoffentlich gelichtet, dann sind Sachen weniger geworden, und möglicherweise sind vielleicht sogar, das wäre ja super, komplette Cluster weggefallen, dass Du sagst „Ach Mensch, komm, das Controlling, das könnte ich ja komplett an jemand delegieren.“ Wir kucken, was wir weglassen, automatisieren oder teilautomatisieren können, und das, was übrigbleibt, delegiere ich sauber an jemand anderes, der jetzt für mich das Projektcontrolling übernimmt. Wichtig ist an der Stelle natürlich ist das Briefing, dass Du ihn sauber in diese Aufgabe einführst. Und was weiterhin auch bei der Delegation natürlich wichtig ist: Dass Du Schwellen definierst, die auch wirklich eine klare Vereinbarung sind, wann derjenige auf Dich zurückkommen soll, also wann eine Eskalation notwendig ist. Und dann kannst Du das auch wunderbar komplett delegiert haben.

Ja, und das nächste, was dann zu tun ist, ist, das Ganze umzusetzen. Das, was dann für Dich noch übrigbleibt. Und hoffen wir einmal, dass Du dann wirklich einen bedeutsamen Bereich von 20-40 Prozent weggeben konntest. Dann bleibt also noch ein Teil übrig, den Du jetzt selber für Dich in der Umsetzung hast.

Das ist die Projektentschlackungskur gewesen, als Empfehlung, sie immer einmal wieder anzuwenden, wenn Du merkst, Du hast zu viel um die Ohren, Du brauchst einmal wieder den Fokus auf das, was für Dich wichtig ist: Aufschreiben, clustern, und dann in drei Stufen versuchen, diese ganzen Aufgaben, die Du hier gesammelt und aufgeschrieben hast, zu filtern. Was kannst Du davon weglassen, ohne dass es gravierend schmerzt? Was kann man automatisieren oder teilautomatisieren? Und das, was dann übrig bleibt im dritten Schritt: Was kannst Du an andere delegieren, die das genauso – vielleicht sogar besser, billiger und schneller – machen können?

Ein kleiner Hinweis zum Schluss…

Bei mir geht es immer um High Performance, und wenn Du Interesse hast, auf verschiedenen Leveln, also auch für Dich persönlich, für Dein Team, für Dein Projekt und für die Umgebung des Projektes eine High Performance an den Tag zu legen, dann schau einmal auf unsere Website www.projectmastery.de.

Dort findest Du in unserem Academy Bereich einen dreitägigen Workshop, der sich nur mit High Performance beschäftigt, wo Du die Potenziale, die in Deinem Umfeld stecken, heben kannst, um die bestmögliche Performance in Deinen Projekten an den Tag zu legen. Und auch ohne den Workshop gehe ich davon aus, dass Du hier wertvolle Impulse in dem Podcast bekommen hast, und jetzt liegt es nur noch an Dir, das umzusetzen, und dabei wünsche ich Dir viel Erfolg und freue mich, wenn Du das nächste Mal bei der nächsten Podcast-Episode wieder dabei bist.

 

Shownotes

Dankeschön, dass Du Dir die Folge angehört hast oder sie gelesen hast. Wenn Dir der PROJECT MASTERY Podcast und unser Blog gefällt und Du einen wertvollen Impuls mitnehmen konntest, dann teile sie gerne mit Deinen Freunden und gib uns eine Bewertung bei iTunes ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️
Wir freuen uns sehr über Dein Feedback.
Das hilft uns, diesen Podcast weiter zu verbessern und Dir die Inhalte zu liefern, die wertvoll und nützlich für Dich sind. Weiterhin wird er dadurch für Menschen aus Deinem Freundeskreis oder Netzwerk sichtbarer: https://apple.co/2Tf8zHT
Von Herzen Danke!

High Performance Mastery:
https://www.projectmastery.de/high-performance-mastery

PM KICKOFF – Erlebe eine neue Welt des Projektmanagements und lass Dich inspirieren:
50% Rabattcode auf alle Ticketkategorien für PMastery-Hörer und -Leser: PODCAST2019
http://pmkickoff.com/

Project Mastery Facebook:
https://www.facebook.com/projectmastery/

Project Mastery im Internet:
www.projectmastery.de

Abonniere unseren regelmäßigen Newsletter mit Tipps und Erfahrungen für Dein Next Level im Projektmanagement. Jede Woche mit neuen Impulsen und Empfehlungen: www.projectmastery.de/nl

Wir freuen uns immer über ein Feedback. Schreib uns Deine Meinung auf Facebook, oder schreib uns an info@projectmastery.de eine E-Mail!

Photo by William Iven on Unsplash