WORUM ES IN DIESER EPISODE GEHT …

Was macht Dich aus in Deinen Projekten?   –   Dein Expertenwissen?    –    Nein!
Deine Managementkompetenz?    –    Vielleicht.
Deine Fähigkeit, Menschen einen Rahmen zu geben?    –    Aber sicher!

In dieser Podcastfolge erfährst du …
… was die beste Wirksamkeit eines Projektmanagers ist und was der Hebel ist, den er in den drei verschiedenen Rollen bewirkt.
… warum es sehr nützlich sein kann, alle Rollen in einem Projekt zu haben.
… was braucht es um ein Team zu fördern und zu gestalten.
… was der maximale Beitrag ist, den wir in Projekten leisten können.
… warum Macher schädlich sind für Projekte.

Oliver gibt hilfreiche Tipps für die drei verschiedenen Rollen im Projektmanagement, welche Kompetenzen jeweils gebraucht werden und welche Wirkung damit erzielt werden kann.

Alle wichtigen Links findest Du am Ende der Seite in den Shownotes.

Die drei unterschiedlichen Künste im Projektmanagement

Warum sind Macher schädlich für Projekte und welche Kunst schafft den größten Hebel?

Vielleicht kennst Du das ja aus eigener Erfahrung. Der beste Software Entwickler wird befördert zum Projektleiter für das nächste Softwareprojekt. Der Bauzeichner, der am saubersten und am transparentesten zeichnen kann, wird Projektleiter für Bauprojekte. Und derjenige, der die kreativsten Ideen hat für eine Marketing Anfrage eines Kunden wird auf einmal Projektleiter für ein Marketing Projekt. Wenn wir uns in deren Lage versetzen, dann ist zu Beginn vielleicht die Freude da. ‚Wow, ich habe es geschafft, ich habe den nächsten Karriereschritt geschafft. Ich wurde befördert zum Projektleiter.

Vielleicht ist da auch so ein bisschen Ehrfurcht dabei. Vielleicht gibt es Herausforderungen, die neu sind und vielleicht auch eine Belastung bedeuten. Am Anfang ist man noch ganz begeistert bei der Sache. Man hat eine neue Aufgabenstellung, der man sich mit großer Motivation widmet und dann kommt vielleicht eine Phase der Ernüchterung. „Oh, das habe ich mir jetzt doch nicht so vorgestellt. Das sind ja jetzt doch Sachen, wo ich keine Erfahrung habe.“ Man steigert sich hinein und ist erschöpft. Man wird müde. Was ich nicht hoffe ist, dass man eine Phase erreicht, in der man auch mal verzweifelt ist und bereut, diese Aufgabenstellungen angenommen zu haben.

Warum ist das so? Warum ist diese Entwicklung vom Experten zum Projektleiter oftmals mit dieser Ernüchterung verknüpft?
Oftmals sogar auch ein Trugschluss ist?

Die Antwort ist klar. Es sind einfach andere Skills, die gebraucht werden. Ein Projektleiter braucht nicht mehr dieses Fachwissen. Ein Projektleiter muss ein Team führen. Ein Projektleiter muss planen und koordinieren. Ein Projektleiter muss kommunizieren und Bericht erstatten und mit ganz vielen Leuten in Kontakt stehen und ihre Bedürfnisse befriedigen. Als Experte, als leidenschaftlicher Experte, als das was wir studiert haben und wo wir uns mit großer Motivation hinein gestürzt haben, ist jetzt gar nicht mehr gefragt. So gerne würden wir selber noch Hand anlegen, weil wir ja wissen wie es geht. In unseren Augen sind wir ja immer noch die besten Experten in unserem Team. Die Leidenschaft pocht ja immer noch in uns. Nun dürfen wir uns aber zurück nehmen. Wir werden gefordert andere Sachen zu machen und andere Bedürfnisse zu befriedigen.

Meine Frage an Dich ist: Wieviel Fachmann steckt denn noch in Dir?

Die meisten von uns sagen doch: „Wir haben jetzt nicht Projektmanagement studiert und wir haben nicht schon in unserer Ausbildung unterschiedliche Managementkompetenzen erworben.“ In jedem von uns schlummert die Tendenz noch selber Hand anzulegen, noch selber zu sagen: „Rück‘ mal zur Seite. Ich hau mal da rein. Ich erstelle mal das IT-Blueprint: Ich merze mal die letzten Fehler in der Software aus und mache noch mal ein letztes Finish von diesem Konzept.“ Das ist natürlich auch sehr leicht und die Wirkung ist schnell da. Am Ende eines Tages haben wir Genugtuung. Wenn wir programmiert haben. Wenn wir Lines of Code erstellt haben. Wenn wir Ideen für Kunden Herausforderung in unseren Marketing Projekten gelöst haben. Da haben wir was am Ende des Tages geschafft und das schafft Genugtuung.

Und ja, wenn das Projekt auch inhaltlich und fachlich unter großem Druck steht, dann ist das für uns natürlich auch die große Befriedigung, dass wir unseren Beitrag geleistet haben, das Projekt nach vorne zu bringen. Gerade wenn das Projekt vielleicht im Projektmanagement ein wenig dürftig besetzt ist, dann ist die Herausforderung oft auch dort Hand anzulegen und fachlich den Karren aus dem Dreck zu ziehen und Entlastung zu schaffen. Aber diese Entlastung ist nur kurzfristig, denn Projekte und das Leiten von Projekten braucht eine andere Ebene. Da ist die lange Perspektive entscheidend und nicht der kurzfristige Erfolg in fachlichen Fortschritten, sondern dass ein Projekt gut durchdacht und gut controlled ist, dass wir es im Griff haben. Es ist wichtig, dass wir ein System geschaffen haben, dass gut von alleine läuft und von alleine Fehler aufdeckt, die wir dann ausmerzen können. Dies ist die zweite Stufe.

Vielleicht hast Du auch schon diese Erkenntnis gewonnen, dass es in der Projektleitung eine andere Expertise braucht!

Es braucht nämlich eine ordnende Hand. Es braucht jemand der plant, koordiniert, controlled, berichtet und disponiert. Viele die Fachleute haben oftmals auch dieses Händchen und das steckt dann vielleicht auch in ihrer Persönlichkeit. Sie sind von sich aus schon ein bisschen strukturiert und analytisch. Das erkennst Du vielleicht auch daran, dass Du in Deiner Freizeit auch gerne ordnest und strukturierst, in den Baumarkt gehst und gerne Stapelboxen kaufst und dann in Deiner Garage oder Werkstatt gerne Sachen sortierst. Wenn Du darin aufgehst, zur Hand zu gehen, wenn es darum geht Rechnung zu sortieren und so weiter, ist das schon mal ein guter Indikator, dass Du als Experte der befördert wurde, vielleicht auch im Projektmanagement Deinen Mann oder Deine Frau stehen kannst.

Genau das braucht man in Projekten. Es braucht diese Leute die konsolidieren, die zusammenfassen, die den Überblick bewahren, die vielleicht auch mal Statistiken erstellen und Kennzahlen erstellen. Das Team ist Dir dankbar, wenn Du ihnen den Rücken freihältst und all diese Berichtsanforderungen befriedigst. Dein Auftraggeber ist Dir natürlich auch enorm dankbar, weil Du die Transparenz schaffst, die er sich wünscht. Genau diese Metaebene braucht es. Projekte sind komplex, kompliziert und sie brauchen jemand, der es durchdringt und der es vereinfacht. Ohne so jemanden, der wirklich diese Leitungsfunktion wahrnimmt, ist ein Projekt das nur von fachlichen Experten geprägt ist, oftmals zum Scheitern verurteilt und fährt gegen die Wand.

Die nächste Frage, die ich aufwerfen möchte: Ist das der maximale Beitrag, den wir in Projekten leisten können?

Ein Methodiker im Projektmanagement würde sagen: „Ja, das ist genau die Höchste, die man erreichen kann.“ Wenn man dann auf der Karriereleiter weiter nach oben steigt, wird man befördert zum Program Manager oder zum Program Director. Dann hat man wirklich den Gesamtüberblick über ein riesiges Projekt-Programm oder Portfolio. Ich möchte diese Perspektive erweitern, denn ich habe ja anfangs über drei Künste gesprochen. Die ersten zwei Künste waren die des Experten, des Fachmanns und die des Projektmanagers. Aber da gibt es noch eine andere Kunst. Eine Kunst, die über das Management hinausgeht. Und das sind Leute, die sich mit Menschen beschäftigen. Das sind Leute, die es schaffen, Menschen zusammenzubringen, die es mit ihrer Empathie und mit ihrer Kommunikationsfähigkeit schaffen aus einer Gruppe von Experten, die an einem bestimmten Ergebnis arbeiten sollen, ein Team zu schaffen.

Vielleicht hast Du Dir auch selber schon einmal Gedanken gemacht, oder hast es gelesen, das es einen großen Unterschied gibt zwischen einem Team und einer Gruppe. Eine Gruppe von Menschen sind einfach zusammengewürfelt. Sie sind aufgrund ihrer Skills und ihrer Erfahrung oder auch einfach, weil sie eben in dieser Abteilung sind, zu einer Projektaufgabe committed worden. Und diese Gruppe von Menschen muss dann eben gemeinsam eine Aufgabenstellung lösen. Ein Team hingegen weißt mehrere große Unterschiede zu einer Gruppe auf. Ein Team ist mehr. In einem Team kennt und schätzt man sich, man ergänzt sich gegenseitig und wenn jemand Hilfe braucht, springt man ein. In einem Team werden Synergien geschaffen, wo man flexibel auch mal gemeinsam an einem Strang zieht und mehr leistet, als von mir selber alleine benötigt wird.

Du kennst bestimmt auch dieses geflügelte Wort – das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile. Wir reden also von Synergien. Diese Synergien, diese Performance entsteht natürlich nicht von alleine, sondern sie entsteht durch das Team selber und maßgeblich auch durch jemanden, der ganz bewusst dem Team einen Rahmen gibt, der ganz bewusst dieses Team gestaltet und fördert und dafür sorgt, dass aus einer Gruppe von Individuen auch wirklich etwas entsteht, dass mehr leisten kann als die Summe der einzelnen Leistungsträger. Dadurch entsteht aus einer Gruppe von Menschen ein hochperformantes Team.

Was braucht es nun von jemandem, der sich die Aufgabe gestellt hat, dieses Team zu fördern und zu gestalten?

Hier möchte ich zwei Begrifflichkeiten verwenden. Es ist jemand der ein sog. „Servant Leader“ ist, ein dienender Führer. Keiner, der mit großen Worten und auf dem Podest stehend voranschreitet und sagt: „Hier geht’s lang“, sondern jemand der dient, der seinem Team hilft, der seinem Team die Rahmenbedingungen schafft, die es braucht. Jemand, der fragt: „Was ist das was hier gerade benötigt? Wo kann ich euch helfen? Wo ist euer Engpass? Wo kann ich feststehende Schrauben lösen, damit ihr noch besser werden könnt?“ Der andere Begriff ist der eines Hosts, der eines Gastgebers. Jemand, der Infrastruktur, Raum und andere Dinge zu Verfügung stellt, damit andere sich in dieser Umgebung wohlfühlen.

Ich möchte ganz bewusst von diesem klassischen ‚Leadership‘ Begriff abgrenzen. Leadership ist toll. Es sind super Qualitäten und es darf in die richtige Richtung gehen. Nicht ansprechen möchte ich Senior Leaders, jemand der aus seiner Erfahrung und dadurch, dass er eben ein Senior ist, der Leader ist. Jemand der ein großes Netzwerk hat, jemand auf den man hört, jemand, der Befugnisse und Kompetenzen hat und deshalb auch eine gewisse Ausstrahlungskraft hat – der einfach jemand ist, auf den man hört.
Ich möchte einen Leader beschreiben, unabhängig vom Alter – es kann auch eine junge Persönlichkeit sein. Es kann auch jemand sein, der vielleicht auch erst 5 Jahre im Beruf ist, aber aufgrund seiner Persönlichkeit und auch aufgrund seiner Erfahrung jemand ist, der diese Dinge mitbringt, die es braucht, um einen Rahmen zu schaffen, in dem andere erfolgreich sein können. Ein Servant Leader und Host ist unabhängig vom Alter und es hat viel mit der Rolle zu tun, in der man sich sieht und natürlich auch das, was man für diese Rolle mitbringt.

An dieser Stelle möchte ich gerne ein Buch erwähnen, was mir von meinem Partner und Freund Torsten Koerting schon letztes Jahr empfohlen wurde, dass wir auch immer wieder in unseren Workshops und Events referenzieren: „HOST. Six new roles of engagement.“ von Mark McKergow.“ Das Buch ist schon ein paar Jahre alt und es hat dieses schöne Konzept und diese schöne Metapher eines Gastgebers. Ich kann es Dir unbedingt empfehlen. Mark McKergow hat in diesem Buch diesen Vergleich zu einem Gastgeber und er beschreibt sechs unterschiedliche Rollen von jemandem, der ein guter Host ist. Ich lade Dich dazu ein, die folgenden Punkte einfach mal in den Kontext eines Projektes zu stellen und so diesen Transfer in ein Projekt zu machen.

Die erste Rolle ist, die desjenigen, der das initiiert hat, der es angestoßen hat, der sagt: „Hier bin ich dabei. Das ist eine Sache, der wir uns widmen sollten und ich bin derjenige der den Anstoß gibt dieses Projekt durchzuführen.“ Es ist vielleicht eine Mischung zwischen Auftraggeber und Projektmanager. Ich glaube, auch ein Projektmanager sollte seine Initiatoren-Rolle haben.
Die zweite Rolle ist diejenige, des Einladenden. Das ist derjenige, der die Tür öffnet und Leute anspricht und sagt, komm sei dabei, Du passt bestimmt hier gut dazu, lass uns doch gemeinsam diese Zeit verbringen und gemeinsam etwas gestalten.
Die dritte Rolle ist diejenige, des Raumgebenden. Das ist derjenige, der die Infrastruktur schafft. Derjenige, der im übertragenen Sinne den Partyraum zur Verfügung stellt, der dafür sorgt, dass genügend Platz und Musik da ist, dass es schöne Plätze gibt, wo man sich hinsetzen und sich unterhalten kann. Er ist dafür verantwortlich, dass die Atmosphäre stimmt, dass das richtige Licht da ist. Alles was für diesen Raum und für diese Infrastruktur gebraucht wird.
Die vierte Rolle ist die des Aufpassers, des Türstehers. Er sorgt dafür, dass diejenigen, die jetzt in diesem Raum sind und gemeinsam an etwas arbeiten und vorankommen wollen, nicht gestört werden. Durch Menschen, die nicht dazu passen oder Menschen, die stören wollen.
Die fünfte Rolle gehört demjenigen, der Verbindung schafft. Du kennst es bestimmt auch von Partys, dass der Gastgeber, der Host natürlich Leute einander vorstellt. Er sagt: „Schau mal, das ist der Martin und stell Dir vor, der Martin hat das gleiche Hobby wie Du. Er ist auch Rennradfahrer und da könnt ihr euch ja mal gemeinsam drüber unterhalten.“ Diese Rolle schafft also Verbindungen. Und natürlich ist der Host, der Gastgeber, auch jemand, der bei diesem Event oder bei diesem Projekt mit dabei ist.
Die sechste Rolle ist mittendrin. Es ist jemand, der sich mit unterhält, der mitgestaltet, der mitspielt, der mittanzt, der auch maßgeblich inhaltlich zum Erfolg von diesem Event beiträgt.

Dies sind die sechs Rollen des Hosts, die Mark McKergow beschreibt, die ich versucht habe, für Dich einmal ein wenig plastischer darzustellen, um diesen Transfer von einer Party zu einem Projekt herbeizuführen. Der Autor beschreibt dazu noch weitere vier unterschiedliche Positionen oder Perspektiven aus denen heraus ein Host so ein Event oder ein Projekt betrachten kann. Diese vier Positionen sind wunderbare Metaphern, die auch auf Projekte passen.

Die erste Position nimmt derjenige ein, der in der Küche ist. Das ist derjenige, der dafür sorgt, dass es den Leuten gut geht, dass sie genug Essen und Getränke haben. Er stellt Getränke zusätzlich in den Kühlschrank und sagt dem Personal, wann Zeit ist zum Servieren, weil die Gäste Hunger haben. Die zweite Position nimmt derjenige ein, der von oben auf das Geschehen schaut. Er steht sozusagen auf der Galerie und beobachtet und reflektiert die Stimmung. Er schaut, in welcher Situation sich diese Party oder das Event gerade befindet. Er hat also den Überblick darüber was gerade passiert. Die dritte Position ist natürlich mittendrin. Er ist einer von der Gruppe. Er gehört zu denen die feiern, mittendrin sind und mitgestalten. Die letzte Position ist derjenige, der auch mal im Rampenlicht steht. Das ist auch derjenige, der sich mal aufs Podest stellt und die Gäste willkommen heißt. Er ist derjenige, der auch mal aufsteht und sagt: „Freunde, es ist jetzt ein Uhr nachts und wir haben schon einen Anruf bekommen, dass sich Leute von außen beschweren, wir müssen jetzt mal ein bisschen leiser sein.“ Es ist also jemand, der auch mal eine klare Ansage macht und dafür sorgt, dass dieses Event weiter in seinem Rahmen stattfinden kann.

Welcher dieser drei unterschiedlichen Künste, also die Kunst des Fachexperten, die Kunst des Projektmanagers und die Kunst des Host hat nun den größten Hebel?

Weil ich ich für Performance stehe, möchte ich Dir einen Mehrwert und mehr Input geben, dass Du in Deinen Projekten noch effektiver wirst. Ich möchte, dass Du noch einen größeren Hebel hast. Wenn wir uns die erste Kunst anschauen, die des Fachexperten, der Fachkraft, ist hier Dein Hebel gerundet eins zu eins – neben den Menschen die in Deinem Projekt auch Fachkräfte und Experten sind. Vielleicht kannst Du manche Sachen ein wenig besser als die anderen, weil Du mehr Erfahrung hast. Aber eigentlich bist Du ein Experte unter den anderen. Dein Hebel ist also eins zu eins.

Der Projektmanager hingegen ist jemand, der den Überblick bewahrt. Er plant, er koordiniert und schafft ein System. Vermutlich ist hier der Hebel größer. Wenn das alles nicht so gut durchdacht ist und wir den Überblick nicht haben, dann kann es schon mal sein, dass wir uns verrennen, wieder zurücklaufen müssen und dabei Effizienz oder Effektivität verlieren. Ich behaupte, dass man hier als Person eine Wirkung erzielt, die bei 150 oder 200 Prozent liegt. Dass du also wirklich mit Deiner Arbeitskraft, die Du leistest, das anderthalb bis zweifache an positiven Beitrag für das Projekt schaffst. Ganz einfach, weil Du an dem Rahmen arbeitest, an dem Überblick und der Koordination.

Bei der letzten Kunst, die des Servant Leaders, des Hosts, könntest Du es schaffen, dass Du die Performance eines Projektteams von 100% auf 150% bringst. Du könntest es schaffen, dass Du, als eine Person für fünf Personen zählst und somit einen fünffachen Beitrag leistest im Vergleich zu dem wenn du Fachexperte bist. Warum? Weil Du so eine wunderbare Atmosphäre und einen Rahmen schaffst, wo Synergien möglich sind, wo Motivation da ist, wo Leute engagiert dabei sind, mitdenken, über den Tellerrand schauen, Gefahren im Vorfeld sehen und proaktiv abwenden. Damit sorgst Du dafür, dass aus dieser vielleicht 100% Performance Systems, 150% wird und Du damit für diesen fünffachen Hebel, eine Person an der richtigen Stelle, mit den richtigen Aufgaben und der richtigen Zielsetzungen besetzt.

Wenn man das jetzt vergleicht, Du mit dem fünffachen Hebel als Servant Leader, im Vergleich zu einem Projektmanager, der vielleicht das Anderthalb- bis Zweifache eines Fachexperten an Hebel schafft, hast Du in dieser Rolle des Hosts das Zweieinhalbfache geschaffen von dem was ein Projektmanager schafft. Das ist ein Gedankenexperiment. Einfach mal mit dem dicken Daumen geschätzt. Mir kommt es nicht auf die Präzision an, sondern auf dieses Gesamtbild und darauf wie Du als Person, als Einzelner in einem Projekt am besten wirken kannst. Meine Bottom Line an der Stelle ist: Der Hebel als Host oder als Servant Leader kann das Zweieinhalbfache betragen von dem eines einfachen Projektmanagers.

Fazit:In Projekten kann man drei verschiedene Rollen wahrnehmen. Fachmann, Manager und Host. Jeder braucht unterschiedliche Kompetenzen um Wirkung zu erzielen. Ich habe über den Trugschluss gesprochen, der oftmals auch entstehen kann, wenn man aus der Expertenlaufbahn oder Expertenrolle in die eines Managers schlüpft. Du darfst Dir bewusst sein, dass Experte, Manager und Host drei ganz unterschiedliche Rollen sind, drei unterschiedliche Expertisen brauchen und dass es für Projekte sehr nützlich sein kann, alle drei zu haben. Experten, Manager und Hosts.

In den Events der Project Mastery, wie den PM Powerdays und dem PM Kickoff gehen Torsten Körting und ich sehr stark auf diese Unterschiede ein. Viel intensiver natürlich noch in unseren Workshops, wie der Personal Brand Mastery, der High Performance Projects Mastery und der Project Leadership Mastery. Dort tragen wir dazu bei, dass dieser Hebel des Hosts, desjenigen, der den Rahmen für hochperformante Teams schafft, auch wirklich gehoben wird.

Schaue dazu gerne auf unsere Websites. Vielleicht ist ja etwas für Dich dabei. Der ideale Einstieg ist für uns die eintägige PM-Kickoff-Veranstaltung, die Dir eine neue Perspektive auf das Projektmanagement geben kann.

Shownotes

Buch: HOST- Six new Roles of Engagement, Marc McKergow – https://amzn.to/2TwAUth

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Project Mastery im Internet: www.projectmastery.de

Erlebe eine neue Welt des Projektmanagements und lass dich inspirieren: www.pmkickoff.com
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Wir freuen uns immer über ein Feedback. Schreib uns Deine Meinung auf Facebook, oder schreib uns an info@projectmastery.de eine E-Mail!

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